एक नियोक्ताको रूपमा, यो महत्त्वपूर्ण छ कि तपाईका कर्मचारीहरूको डेटा राम्रोसँग भण्डारण गर्नुहोस्। त्यसो गर्दा, तपाईं कर्मचारीहरूको व्यक्तिगत डेटाको कर्मचारी रेकर्ड राख्न बाध्य हुनुहुन्छ। यस्तो डाटा भण्डारण गर्दा, गोपनीयता ऐन जनरल डाटा प्रोटेक्शन रेगुलेसन (AVG) र कार्यान्वयन ऐन जनरल डाटा प्रोटेक्शन रेगुलेसन (UAVG) लाई ध्यानमा राख्नुपर्छ। AVG ले व्यक्तिगत डेटाको प्रशोधनको सम्बन्धमा नियोक्तालाई दायित्वहरू लगाउँछ। यस चेकलिस्ट मार्फत, तपाईले थाहा पाउनुहुनेछ कि तपाईका कर्मचारी फाइलहरूले आवश्यकताहरू पूरा गर्छन् कि गर्दैनन्।
- कर्मचारी फाइलमा कुन डाटा प्रशोधन गर्न सकिन्छ?
पछ्याइएको मुख्य नियम भनेको कर्मचारी फाइलको उद्देश्यका लागि आवश्यक डाटा मात्र समावेश गर्न सकिन्छ: कर्मचारीसँगको रोजगार सम्झौताको उचित प्रदर्शन।
कुनै पनि अवस्थामा, 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा राखिनेछ जस्तै:
- नाम;
- ठेगाना;
- जन्म मिति;
- राहदानी / परिचय पत्रको प्रतिलिपि;
- BSN नम्बर
- रोजगारीका सर्तहरू र एनेक्सहरू सहित हस्ताक्षर गरिएको रोजगार सम्झौता;
- कर्मचारी प्रदर्शन र विकास डेटा, जस्तै मूल्याङ्कन रिपोर्टहरू।
नियोक्ताहरूले अन्य डेटा समावेश गर्न कर्मचारी फाइल विस्तार गर्न छनौट गर्न सक्छन् जस्तै नियोक्ताको व्यक्तिगत नोटहरू, अनुपस्थितिको रेकर्ड, गुनासोहरू, चेतावनीहरू, अन्तर्वार्ताको रेकर्डहरू आदि।
एक नियोक्ताको रूपमा, कानुनी अवधारण अवधिको सम्बन्धमा शुद्धता र शुद्धता पछ्याउन यो डेटा नियमित रूपमा अद्यावधिक गर्न महत्त्वपूर्ण छ।
- कहिले 'साधारण' व्यक्तिगत डाटा कर्मचारी फाइलमा प्रशोधन गर्न सकिन्छ?
कर्मचारी फाइलमा कहिले र कुन 'साधारण' व्यक्तिगत डाटा भण्डारण गर्न सकिन्छ भनेर रोजगारदाताले विचार गर्नुपर्छ। धारा 6 AVG अन्तर्गत, रोजगारदाताहरूले 6 कारणहरू मार्फत कर्मचारी फाइलमा 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा भण्डारण गर्न सक्छन्। यी कारणहरू समावेश छन्:
- कर्मचारीले प्रक्रियामा सहमति दिएको छ;
- कर्मचारी (रोजगार) सम्झौताको कार्यान्वयनको लागि प्रशोधन आवश्यक छ;
- नियोक्ता (जस्तै कर र योगदानहरू तिर्ने) मा रहेको कानुनी दायित्वको कारणले प्रक्रिया आवश्यक छ;
- कर्मचारी वा अन्य प्राकृतिक व्यक्तिको अत्यावश्यक हितको रक्षा गर्न प्रशोधन आवश्यक छ (एक उदाहरण जब तीव्र खतरा आसन्न छ तर कर्मचारी मानसिक रूपमा सहमति दिन असक्षम छ);
- सार्वजनिक हित/सार्वजनिक व्यवस्थाको लागि प्रशोधन आवश्यक छ;
- नियोक्ता वा तेस्रो पक्षको वैध हितहरू पूरा गर्न प्रशोधन आवश्यक छ (कर्मचारीको हित नियोक्ताको वैध हितभन्दा बढी भएको बाहेक)।
- कर्मचारी फाइलमा कुन डाटा प्रशोधन गरिनु हुँदैन?
फाइलमा समावेश गरिएका 'सामान्य' डेटाको अलावा, त्यहाँ (सामान्यतया) समावेश गर्नुहुँदैन भन्ने तथ्याङ्कहरू पनि छन् किनभने तिनीहरू प्रकृतिमा विशेष रूपमा संवेदनशील हुन्छन्। यी 'विशेष' डाटा हुन् र समावेश छन्:
- विश्वासहरू;
- यौन अभिविन्यास;
- जाति वा जातीय;
- मेडिकल डाटा (कर्मचारी द्वारा स्वेच्छाले प्रदान गर्दा सहित)।
'विशेष' डाटा 10 अपवादहरूमा AVG अन्तर्गत मात्र भण्डारण गर्न सकिन्छ। मुख्य 3 अपवादहरू निम्नानुसार छन्:
- कर्मचारीले प्रशोधन गर्न स्पष्ट सहमति दिएको छ;
- तपाईले व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्नुहुन्छ जुन कर्मचारी आफैले उद्देश्यपूर्वक खुलासा गरेको छ;
- प्रशोधन एक ओभरराइडिंग सार्वजनिक चासोको लागि आवश्यक छ (एक डच कानूनी आधार यो आह्वान गर्न आवश्यक छ)।
- कर्मचारी फाइल सुरक्षा उपायहरू
कसलाई कर्मचारी फाइल हेर्न अनुमति छ?
कर्मचारी फाइल केवल व्यक्तिहरू द्वारा हेर्न सकिन्छ जसको लागि पहुँच कार्य प्रदर्शन गर्न आवश्यक छ। यी व्यक्तिहरूमा, उदाहरणका लागि, रोजगारदाता र मानव संसाधन विभागका कर्मचारीहरू समावेश छन्। कर्मचारी आफैंलाई पनि आफ्नो कर्मचारीको फाइल हेर्ने र गलत जानकारी परिमार्जन गर्ने अधिकार छ।
फाइलको लागि सुरक्षा आवश्यकताहरू
यस बाहेक, AVG ले कर्मचारी फाइलहरूको डिजिटल वा कागज भण्डारणमा आवश्यकताहरू लागू गर्दछ भन्ने कुरालाई ध्यानमा राख्नु महत्त्वपूर्ण छ। एक नियोक्ताको रूपमा, तपाईं कर्मचारीको गोपनीयता सुरक्षित गर्न उपायहरू लिन बाध्य हुनुहुन्छ। त्यसैले फाइल साइबर अपराध, अनाधिकृत पहुँच, परिमार्जन वा मेटाउने विरुद्ध सुरक्षित हुनुपर्छ।
- कर्मचारी फाइल अवधारण अवधि
AVG ले बताउँछ कि व्यक्तिगत डेटा सीमित अवधिको लागि राख्न सकिन्छ। केही डाटा वैधानिक अवधारण अवधिको अधीनमा छन्। अन्य डेटाको लागि, नियोक्ताले डेटाको शुद्धताको मेटाउन वा आवधिक समीक्षाको लागि समय सीमा सेट गर्न आवश्यक छ। AVG ले भन्छ कि गलत डाटा फाइलमा राखिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्न उचित उपायहरू लिनुपर्दछ।
कर्मचारी फाइल अवधारण अवधि बारे थप जान्न चाहनुहुन्छ? त्यसपछि हाम्रो ब्लग पढ्नुहोस् कर्मचारी फाइल अवधारण अवधि.
के तपाईंको कर्मचारी फाइलले माथि सूचीबद्ध आवश्यकताहरू पूरा गर्दछ? त्यसपछि सम्भावनाहरू यो AVG अनुरूप छ।
यदि, यो ब्लग पढिसकेपछि, तपाइँसँग अझै पनि कर्मचारी फाइल वा AVG बारे प्रश्नहरू छन्, कृपया हामीलाई सम्पर्क गर्नुहोस्। हाम्रो रोजगार वकिल तपाईंलाई मद्दत गर्न खुसी हुनेछ!
