कर्मचारी फाइल र GDPR: रोजगारदाताले के राख्न सक्छ?

रोजगारदाताको रूपमा, तपाईंले कर्मचारी फाइलमा रोजगारी सम्बन्ध र तपाईंको वैधानिक दायित्वहरूको लागि आवश्यक पर्ने डेटा मात्र राख्न सक्नुहुन्छ। स्वास्थ्य जानकारी हेर्नको लागि मुख्य अपवाद हो: तपाईंले कर्मचारी अनुपस्थित छ र उसले अझै के गर्न सक्छ भनेर रेकर्ड गर्न सक्नुहुन्छ, तर कहिल्यै निदान वा रोगको प्रकृति होइन। ती दुई नियमहरू, निश्चित अवधारण अवधिहरूसँगै, फाइलमा के जान्छ, के बाहिर रहन्छ र कति समयसम्म रहन सक्छ भनेर निर्धारण गर्छन्।

कर्मचारी फाइलमा तपाईं के राख्न सक्नुहुन्छ?

तपाईंले रोजगार सम्झौता गर्न र आफ्नो कानुनी दायित्वहरू पूरा गर्न आवश्यक पर्ने डेटा राख्न सक्नुहुन्छ। GDPR (डच भाषामा: AVG) ले व्यक्तिगत डेटालाई त्यो उद्देश्यले आवश्यक पर्ने भन्दा लामो समयसम्म वा बढी मात्रामा राख्नु हुँदैन भन्ने आवश्यकता राख्छ।

व्यवहारमा, यसले समेट्छ:

• नाम र ठेगाना विवरण र जन्म मिति;
• नागरिक सेवा नम्बर (burgerservicenummer, BSN);
• रोजगारीको सुरुवातमा तपाईंले प्रमाणित गर्नुभएको पहिचान कागजातको प्रतिलिपि;
• रोजगार सम्झौता र कुनै पनि संशोधनहरू;
• तलब र तलब डेटा;
• कार्यसम्पादन सम्बन्धी मूल्याङ्कन र पत्राचार;
• तालिम रेकर्ड र अनुपस्थिति मितिहरू;
• चेतावनी वा अनुशासनात्मक उपायहरूको रेकर्ड।

नागरिक सेवा नम्बर र पहिचान कागजातको प्रतिलिपि फाइलमा छन् किनभने कर र सामाजिक सुरक्षा कानूनले तिनीहरूलाई आवश्यक पार्छ। त्यही कानुनी दायित्वले तिनीहरूलाई वैध बनाउँछ। तपाईंले अन्य कुनै पनि उद्देश्यको लागि पहिचान कागजातको प्रतिलिपि माग्न सक्नुहुन्न।

तपाईंले कुन डेटा राख्न सक्नुहुन्न?

तपाईंले रोगको प्रकृति वा कारण, निदान, उपचार वा औषधि रेकर्ड गर्न सक्नुहुन्न। यो कर्मचारीले स्वेच्छाले र कर्मचारीको सहमतिमा पनि तपाईंलाई यसको बारेमा बताएको बेलामा पनि लागू हुन्छ।

डच डाटा संरक्षण प्राधिकरण (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) ले बिरामी कर्मचारीहरू सम्बन्धी आफ्नो नीति नियमहरूमा सूचीबद्ध गर्दछ जब कुनै कर्मचारी बिरामी भएको रिपोर्ट गर्छ, तपाईंले के रेकर्ड गर्न सक्नुहुन्छ। अर्थात्, छोटकरीमा: टेलिफोन नम्बर र कर्मचारी बसेको ठेगाना, अनुपस्थितिको अपेक्षित अवधि, हालको भेटघाट र काम, सुरक्षा-नेट प्रावधान (vangnetregeling) लागू हुन्छ कि हुँदैन, अनुपस्थिति काममा दुर्घटनासँग जोडिएको छ कि छैन, र जिम्मेवार तेस्रो पक्षसँग ट्राफिक दुर्घटना संलग्न छ कि छैन।

कम्पनीको डाक्टर (bedrijfsarts) वा व्यावसायिक स्वास्थ्य सेवाबाट, तपाईंले कर्मचारीले गर्न सक्ने र गर्न नसक्ने काम, अनुपस्थितिको अपेक्षित अवधि, कामको लागि अक्षमताको डिग्री र कुनै पनि सिफारिस गरिएको समायोजन प्राप्त गर्न र रेकर्ड गर्न सक्नुहुन्छ। मेडिकल फाइल आफैं कम्पनीको डाक्टरसँग रहन्छ। तपाईंसँग यसमा पहुँच छैन।

फाइलमा नपर्ने अन्य डेटा:

• धारा ९ GDPR अन्तर्गत व्यक्तिगत डेटाका विशेष वर्गहरू, जस्तै धर्म, राजनीतिक विचार, ट्रेड युनियन सदस्यता, जातीय उत्पत्ति र यौन झुकाव, जबसम्म कुनै विशेष वैधानिक अपवाद लागू हुँदैन;
• कर्मचारीको निजी जीवनको बारेमा टिप्पणीहरू जुन काममा कुनै असर पर्दैन;
• प्रबन्धकहरूले लेखेका असंरचित व्यक्तिगत छापहरू। कर्मचारीहरूले यी देख्न सक्छन्, र तिनीहरूले प्रायः विवादमा लेखिएको भन्दा धेरै फरक तरिकाले पढ्छन्।

तपाईंले कर्मचारीहरूको डेटा कति समयसम्म राख्न सक्नुहुन्छ?

GDPR ले कुनै निश्चित अवधि तोक्दैन: डेटा आवश्यक भन्दा बढी समयसम्म राख्न सकिँदैन (धारा 5(1)(e) GDPR)। AP ले रोजगारीको अन्त्यदेखि गणना गरिने निम्न अवधिहरू प्रयोग गर्दछ।

तपाईंले भर्ना नगर्ने आवेदकहरूको डाटा सामान्यतया आवेदन प्रक्रिया पछि चार हप्ता भित्र नष्ट गरिन्छ। आवेदकको सहमतिमा, तपाईंले तिनीहरूलाई एक वर्षसम्म राख्न सक्नुहुन्छ।

प्रति वर्ग यी अवधिहरू सेट गर्ने र तपाईंले वास्तवमा लागू गर्ने अवधारण तालिकाले अभिप्रायबाट अनुपालनलाई प्रमाणमा परिणत गर्छ।

कर्मचारीलाई के अधिकार हुन्छ?

कर्मचारीहरूले आफ्नो फाइल हेर्न सक्छन्, गलत डेटा सच्याउन सक्छन् र, परिभाषित परिस्थितिहरूमा, डेटा मेटाउन सक्छन्। तपाईंले अनावश्यक ढिलाइ नगरी र कम्तिमा एक महिना भित्र यसको जवाफ दिनुपर्छ (धारा १२(३) GDPR)।

पहुँच अनुरोधहरू प्रायः रोजगार विवादको सुरुवातमा आउँछन्। त्यसपछि कर्मचारीले त्यो एक महिनाको अवधि भित्र फाइलमा भएका सबै कुरा देख्छ, जसमा प्रबन्धकहरूले गरेका नोटहरू पनि समावेश छन्।

रोजगारदाताको रूपमा तपाईंले के जाँच गर्नुपर्छ?

निश्चित संरचनासँग काम गर्नुहोस् र धारा ३० GDPR द्वारा आवश्यक दर्तामा आफ्ना छनोटहरू रेकर्ड गर्नुहोस्।

• प्रत्येक कर्मचारीको लागि एउटा फाइल निश्चित संरचनासहित राख्नुहोस्, ताकि यसमा के छ भनेर स्पष्ट होस्।
• आवश्यक पर्ने मानिसहरूलाई पहुँच प्रतिबन्धित गर्नुहोस्, र कसलाई पहुँच छ भनेर रेकर्ड गर्नुहोस्।
• बिरामीको जानकारी कम्पनीको डाक्टरसँग र कर्मचारी फाइलबाट बाहिर राख्नुहोस्।
• प्रत्येक वर्ष निश्चित मितिमा राख्ने अवधि लागू गर्नुहोस्, प्रत्येक केसमा होइन।
• यी सबै कुराहरू तपाईंको प्रशोधन गतिविधिहरूको रेकर्डमा रेकर्ड गर्नुहोस् (धारा ३० GDPR)। २५० भन्दा कम कर्मचारी भएका संस्थाहरूको लागि छुटले यहाँ विरलै मद्दत गर्छ, किनभने कर्मचारीहरूको डेटा नियमित रूपमा प्रशोधन गरिन्छ। दर्ता प्रायः पर्यवेक्षक अधिकारीले माग्ने पहिलो कागजात हो।

कर्मचारीको रूपमा तपाईंले के जाँच गर्नुपर्छ?

• के तपाईंले आफ्नो फाइलमा पहुँचको लागि अनुरोध गर्नुभएको छ (धारा १५ GDPR), र के तपाईंले त्यो एक महिना भित्र प्राप्त गर्नुभयो?
• के फाइलमा कम्पनीको डाक्टरसँग सम्बन्धित निदान वा अन्य चिकित्सा विवरणहरू छन्?
• के धारा १६ GDPR अन्तर्गत तपाईंले सच्याउन अनुरोध गर्न सक्ने गलत मूल्याङ्कन वा टिप्पणीहरू छन्?
• के तपाईंको पूर्व रोजगारदाताले माथिको तालिकामा देखाइएको अवधि भन्दा लामो डेटा राख्दै हुनुहुन्छ?

कर्मचारी फाइलको साथ हामी तपाईंको लागि के गर्न सक्छौं?

हाम्रा रोजगार वकिलहरूले कर्मचारी फाइलहरूमा रोजगारदाता र कर्मचारीहरूलाई सल्लाह दिन्छन्:

• हामी GDPR र AP नीति नियमहरू विरुद्ध तपाईंको कर्मचारी फाइलहरू र बिरामी रेकर्डहरूको समीक्षा गर्छौं।
• हामी तपाईंको धारा ३० दर्ताको लागि रिटेन्सन तालिका र प्रविष्टिहरू तयार गर्छौं।
• हामी एक महिनाको समयसीमा भित्र पहुँच अनुरोधको जवाफ तयार गर्छौं।
• हामी कर्मचारीको तर्फबाट पहुँच, सुधार वा मेटाउन अनुरोध गर्छौं।
• हामी बर्खास्ती वा अन्य रोजगार विवादमा कर्मचारी फाइल प्रयोग गर्न सल्लाह दिन्छौं।

सारांश

• रोजगार सम्झौता र तपाईंको कानुनी दायित्वहरूको लागि आवश्यक पर्ने डेटा मात्र राख्नुहोस्।
• कर्मचारीको सहमतिमा पनि कहिल्यै निदान वा रोगको प्रकृति रेकर्ड नगर्नुहोस्; कम्पनीका डाक्टरबाट कार्यात्मक सीमितताहरू रेकर्ड गर्न सकिन्छ।
• धेरैजसो कर्मचारीहरूको तथ्याङ्क रोजगारी समाप्त भएको २ वर्ष पछि मात्र प्रकाशित हुन्छ; ज्याला कर विवरण र पहिचान कागजात छोडेको क्यालेन्डर वर्षको ५ वर्ष पछि प्रतिलिपि बनाइन्छ; केही तलब डेटा ७ वर्ष पछि पनि प्रस्तुत गरिन्छ।
• एक महिना भित्र पहुँच अनुरोधको जवाफ दिनुहोस्।
• प्रत्येक श्रेणीको लागि तालिकामा अवधारण अवधिहरू सेट गर्नुहोस् र तिनीहरूलाई प्रत्येक वर्ष लागू गर्नुहोस्।

बारम्बार सोधिने प्रश्नहरू