कार्मिक फाइलहरू: तपाईं कति लामो डेटा राख्न सक्नुहुन्छ?

रोजगारदाताहरूले समयसँगै आफ्ना कर्मचारीहरूमा धेरै डाटा प्रशोधन गर्छन्। यो सबै डाटा कर्मचारी फाइलमा भण्डारण गरिएको छ। यस फाइलमा महत्त्वपूर्ण व्यक्तिगत डेटा समावेश छ र, यस कारणका लागि, यो सुरक्षित र सही तरिकाले गर्न आवश्यक छ। नियोक्ताहरूलाई कति समयसम्म यो डाटा राख्न अनुमति दिइएको छ (वा, केही अवस्थामा, आवश्यक)? यस ब्लगमा, तपाइँ कर्मचारी फाइलहरूको कानूनी अवधारण अवधि र यसलाई कसरी व्यवहार गर्ने बारे थप पढ्न सक्नुहुन्छ।

एक कर्मचारी फाइल के हो?

माथि उल्लेख गरिएझैं, एक नियोक्ताले प्राय: आफ्ना कर्मचारीहरूको कर्मचारी डेटासँग व्यवहार गर्नुपर्छ। यो डाटा राम्ररी भण्डारण र त्यसपछि नष्ट गर्नुपर्छ। यो एक कर्मचारी फाइल मार्फत गरिन्छ। यसमा कर्मचारी(हरू), रोजगार सम्झौता, कार्यसम्पादन रिपोर्ट, आदिको नाम र ठेगाना विवरणहरू समावेश छन्। यी डेटाहरू AVG नियमहरू पछ्याउने आवश्यकताहरूको पालना गर्नुपर्छ, र निश्चित समयको लागि राखिनुपर्छ।

(यदि तपाइँ जान्न चाहानुहुन्छ कि तपाइँको कर्मचारी फाइल AVG को आवश्यकताहरु पूरा गर्दछ, हाम्रो कर्मचारी फाइल AVG चेकलिस्ट जाँच गर्नुहोस्। यहाँ)

कर्मचारी डाटा को अवधारण

AVG ले व्यक्तिगत डेटाको लागि विशिष्ट अवधारण अवधिहरू दिँदैन। त्यहाँ एक कर्मचारी फाइलको अवधारण अवधिको लागि कुनै सीधा जवाफ छैन, किनकि यसले विभिन्न प्रकारका (व्यक्तिगत) डेटा समावेश गर्दछ। डेटाको प्रत्येक वर्गमा फरक अवधारण अवधि लागू हुन्छ। यसले व्यक्ति अझै पनि एक कर्मचारी छ वा रोजगारी छोडेको छ कि छैन भनेर पनि असर गर्छ।

अवधारण अवधिहरूको कोटीहरू

माथि उल्लेख गरिए अनुसार, त्यहाँ एक कर्मचारी फाइल मा व्यक्तिगत डेटा को अवधारण सम्बन्धित विभिन्न अवधारण अवधिहरू छन्। त्यहाँ विचार गर्न दुई मापदण्डहरू छन्, अर्थात् कर्मचारी अझै कार्यरत छ, वा रोजगारी छोडेको छ। निम्नले देखाउँछ जब निश्चित डाटा नष्ट गर्नुपर्छ, वा बरु कायम राख्नुपर्छ।

वर्तमान कर्मचारी फाइल

अझै पनि कार्यरत कर्मचारीको हालको कर्मचारी फाइलमा रहेको डाटाको लागि कुनै निश्चित अवधारण अवधिहरू सेट गरिएको छैन। AVG ले कर्मचारी फाइलहरू 'अप टु डेट' राख्नका लागि रोजगारदाताहरूलाई मात्रै दायित्व थोपर्छ। यसको अर्थ नियोक्ता आफैले कर्मचारी फाइलहरूको आवधिक समीक्षा र पुरानो डाटाको विनाशको लागि समय सीमा सेट गर्न बाध्य छ।

आवेदन विवरण

काममा नलागेको आवेदकसँग सम्बन्धित आवेदन डाटा आवेदन प्रक्रिया समाप्त भएको 4 हप्ता भित्र नष्ट गरिनुपर्छ। डाटा जस्तै प्रेरणा वा आवेदन पत्र, CV, व्यवहार मा कथन, आवेदक संग पत्राचार यस श्रेणी अन्तर्गत पर्दछ। आवेदकको सहमतिमा, यो लगभग 1 वर्षको लागि डाटा राख्न सम्भव छ।

पुन: एकीकरण प्रक्रिया

जब एक कर्मचारीले पुन: एकीकरण प्रक्रिया पूरा गरेको छ र आफ्नो काममा फर्कन्छ, पुन: एकीकरण पूरा भएपछि अधिकतम 2 वर्षको अवधारण अवधि लागू हुन्छ। रोजगारदाता स्व-बीमाकर्ता हुँदा यसमा अपवाद हुन्छ। त्यस अवस्थामा, 5 वर्षको अवधारण अवधि लागू हुन्छ।

रोजगारी समाप्त भएको अधिकतम २ वर्ष

कर्मचारीले जागिर छोडेपछि, कर्मचारी फाइलमा रहेको (व्यक्तिगत) डाटाको ठूलो हिस्सा २ वर्षसम्मको अवधारण अवधिको अधीनमा हुन्छ।

यो श्रेणी मा समावेश छ:

• रोजगार सम्झौताहरू र यसमा संशोधनहरू;
• राजीनामा सम्बन्धी पत्राचार;
• मूल्याङ्कन र कार्यसम्पादन समीक्षाहरूको रिपोर्ट;
• पदोन्नति / पदोन्नति सम्बन्धित पत्राचार;
• UWV र कम्पनी डाक्टरबाट बिरामीको पत्राचार;
• गेटकीपर सुधार ऐनसँग सम्बन्धित प्रतिवेदनहरू;
• कार्य परिषद सदस्यता मा सम्झौता;
• प्रमाणपत्रको प्रतिलिपि।

रोजगारी समाप्त भएको कम्तिमा ५ वर्ष

निश्चित कर्मचारी फाइल डाटा 5-वर्ष अवधारण अवधिको विषय हो। त्यसैले रोजगारदाताले कर्मचारीले रोजगारी छोडेको 5 वर्षको अवधिको लागि यी डाटाहरू राख्न बाध्य छ। यी निम्न डाटा हुन्:

• पेरोल कर विवरणहरू;
• कर्मचारी पहिचान कागजात को प्रतिलिपि;
• जातीय र उत्पत्ति डेटा;
• पेरोल कर सम्बन्धित डाटा।

यसैले यी डाटाहरू कम्तिमा पाँच वर्षको लागि राखिनुपर्छ, भले ही तिनीहरू कर्मचारी फाइलमा नयाँ बयानहरूद्वारा प्रतिस्थापित भए पनि।

रोजगारी समाप्त भएको कम्तिमा ५ वर्ष

अर्को, रोजगारदातासँग एक तथाकथित 'कर अवधारण दायित्व' पनि छ। यसले रोजगारदातालाई ७ वर्षको अवधिको लागि सबै आधारभूत रेकर्डहरू राख्न बाध्य बनाउँछ। त्यसैले यसमा आधारभूत डेटा, ज्याला गार्निशमेन्ट, पेरोल रेकर्ड र तलब सम्झौताहरू समावेश छन्।

अवधारण अवधि समाप्त भयो?

जब कर्मचारी फाइलबाट डेटाको अधिकतम अवधारण अवधि समाप्त हुन्छ, नियोक्ताले अब डेटा प्रयोग गर्न सक्दैन। यो डाटा त्यसपछि नष्ट गर्नुपर्छ।

जब न्यूनतम अवधारण अवधि समाप्त हुन्छ, रोजगारदाता मई यो डाटा नष्ट। एक अपवाद लागू हुन्छ जब न्यूनतम अवधारण अवधि समाप्त हुन्छ र कर्मचारीले डाटा नष्ट गर्न अनुरोध गर्दछ।

के तपाईसँग स्टाफ फाइल रिटेन्सन अवधि वा अन्य डेटाको लागि अवधारण अवधि बारे प्रश्नहरू छन्? यदि छ भने, कृपया हामीलाई सम्पर्क गर्नुहोस्। हाम्रो रोजगार वकिल तपाईंलाई मद्दत गर्न खुसी हुनेछ!